Door Carien Goudsmits
In een vorig artikel schreef ik al over het belang van een warme offboarding. Ter opfrisser; het behoud van een positieve bedrijfscultuur en ervaring waardoor vertrekkende medewerkers ambassadeurs blijven voor je bedrijf en misschien toekomstige medewerkers of klanten aanbrengen. Óf misschien zelf nog wel eens terugkeren.
In dit artikel deel ik tips om dit proces zo efficiënt en effectief mogelijk te maken:
1. Plan vooruit
Plan vooruit. Begin het offboardingproces niet op de laatste dag(en) van de medewerker. Zorg voor een gestructureerd offboardingplan dat enkele weken voor vertrek begint. Dit geeft zowel je medewerker als ook jou als werkgever/manager voldoende tijd om voor te bereiden.
2. Communiceer openlijk
Praat met de vertrekkende medewerker over de reden voor het vertrek en luister naar zijn of haar feedback. Waar zijn ze op afgehaakt, of wat is elders aantrekkelijker? Maar ook; waar zijn ze de afgelopen tijd juist wel heel blij mee geweest? Dit kan waardevolle inzichten opleveren voor het verbeteren van je organisatie en/of het binden en boeien van je (toekomstige) medewerkers.
3. Maak afspraken over de interne (en eventueel externe) communicatie
Nieuws verspreidt zich snel. Dus maak zo snel mogelijk duidelijke afspraken. Wie moeten er geïnformeerd worden, wanneer en hoe? Wat kan er geantwoord worden als collega’s of zakenrelaties informeren naar de reden van het vertrek.
4. Werk aan de hand van een checklist
De precieze inhoud is afhankelijk van de functie en omstandigheden. Maar zorg dat er in ieder geval duidelijkheid is over zaken als; zijn er nog vakantiedagen en mogen die worden opgenomen? Zijn er nog terugbetalingsregelingen voor bijvoorbeeld studie? Is er een concurrentiebeding en wordt de medewerker hieraan gehouden? Spreek af wanneer sleutels, telefoon, laptop en/of autosleutels moeten worden ingeleverd en bij wie.
5. Kennisoverdracht
Moedig medewerkers aan hun kennis en ervaring te documenteren (als dat niet al gebeurd is) en zorg dat duidelijk is aan welke collega’s overgedragen kan worden. Faciliteer bijvoorbeeld overdrachtsbijeenkomsten en/of trainingssessies.
6. Beëindig toegangsrechten
Zorg ervoor dat alle toegangsrechten tot systemen, software en bedrijfsdocumenten worden ingetrokken zodra een medewerker vertrekt. Dit voorkomt ongeautoriseerde toegang tot mogelijk gevoelige informatie.
7. Toon waardering
Laat de vertrekkende medewerker merken dat hun bijdrage (hoe lang of kort ook) wordt gewaardeerd. Een persoonlijk bedankje of een afscheidsbijeenkomst kan een positieve indruk achterlaten. Ook al is er mogelijk irritatie of teleurstelling over het vertrek; door het ophalen van fijne herinneringen samen met collega’s krijgen de positieve herinneringen weer de boventoon.
8. Houd contact
Blijf in contact met voormalige medewerkers, bijvoorbeeld door middel van alumni bijeenkomsten of Linkedin groepen of mailings. Dit kan deuren openen voor toekomstige samenwerkingen en behoud van een positieve relatie.
Kortom, een gestructureerd offboardingsproces kan je niet alleen veel kopzorgen schelen maar juist ook ruimte creëren voor een open en transparant gesprek over de (echte) reden van vertrek. Dit kan je waardevolle informatie opleveren over de aansluiting van je employee value proposition (wat je medewerkers – naast salaris – biedt in ruil voor hun tijd en inzet) op de verwachtingen van je doelgroep. Dat hoeft niet te betekenen dat je je employee value proposition moet aanpassen, maar misschien wel dat je er nog duidelijker over moet communiceren. En dan niet alleen in wervende termen, maar ook met het oog op pre-selectie, zodat potentiële kandidaten nog bewuster kiezen. In deze krappe arbeidsmarkt durven veel bedrijven daar niet aan, in de angst sollicitanten af te schrikken, maar voor succes op de langere termijn is het essentieel.
Over dpo2 Recruitment + Interim
Het dpo2 team Recruitment + Interim bestaat uit ervaren HR-professionals en experts op het gebied van employer branding en data-gedreven recruitmentstrategieën die jouw werkgeversmerk versterken.
Onze professionals spreken de taal van zowel de opdrachtgevers als kandidaten. Dit zorgt er, samen met het grote en diverse netwerk van HR-professionals, voor dat ze niet alleen snel maar ook de beste match kunnen maken voor elke HR-vacature of interim opdracht op elk niveau.
HR-bemiddeling en recruitmentprojecten voor en door HR-professionals!
Dpo2 overziet met de 6 business units Personeel + Organisatie, Verzuim + Arbo, Recruitment + Interim, Arbeidsvoorwaarden + Salaris, Talent + (Organisatie) Ontwikkeling en Digitalisering + Technologie het complete HR-werkgebied.
Wil je meer weten over employer branding, recruitmentstrategieën of zoek je (tijdelijke) versterking van jouw HR-afdeling, neem dan contact op met:
Carien Goudsmits
Business Unit Director Recruitment + Interim
Mail: carien@dpo2.nl