3 praktische invalshoeken voor het nieuwe Samen Werken
Gelukkig zien we dat de restricties in verband met het Corona virus stapsgewijs kunnen worden afgebouwd. 1 juni gaan we weer een stapje verder met het versoepelen van de intelligente lock-down en steeds meer activiteiten kunnen worden hervat. Sommige restricties, zoals afstand houden van elkaar zijn echter van groot belang en blijven onverminderd van kracht. Hoe zorg je ervoor dat jouw personeel veilig kan werken? Hoe creëer je verbinding en betrokkenheid op afstand? Hoe bewaak je de voortgang en kwaliteit? Oftewel hoe werk je succesvol samen op afstand?
De 3 invalshoeken
We presenteren 3 praktische invalshoeken die helpen bij het operationeel inzetten en organiseren van het nieuwe samenwerken in de 1,5 meter samenleving, namelijk:
- De fysieke omgeving
- Relatie werkgever-werknemer
- Communicatie en verbinding
1. De fysieke omgeving
Bij de fysieke omgeving speelt het soort werk dat uitgevoerd wordt een belangrijke rol. Het begint met de vraag of je überhaupt fysiek op de werkplek aanwezig moet zijn of is thuiswerken een alternatief? En als je thuiswerkt, zijn er dan toch situaties dat het nodig is om naar de fysieke werkplek te komen?
Als het werk alleen op locatie uitgevoerd kan worden, is de werkgever verantwoordelijk dat dit op een veilige wijze gebeurt. Dit kan middels het praktisch veilig maken van de fysieke werkomgeving door afstand te creëren tussen de werknemers, beschermingsmiddelen te verstrekken of andere specifieke maatregelen. Denk hierbij aan maximalisering van het aantal aanwezige medewerkers, goed zichtbare looproutes, prominente aanwezigheid van schoonmaakmateriaal, duidelijke instructies over het te volgen protocol, het werken en/of pauzeren in shifts, intensivering van de schoonmaak, controle van de luchtkwaliteit en het fysiek herinrichten van de werkplek.
Indien je de afstand niet kunt waarborgen of de werkzaamheden in een verhoogde risico-omgeving plaatsvinden, zijn beschermingsmiddelen essentieel. Denk aan afscheidingswanden tussen productieplekken, mondkapjes of beschermende pakken. Tevens is van belang om organisatorische processen onder de loep te nemen. Is er een mogelijkheid tot minder of online vergaderen en kunnen meetings in een andere productieve setting plaatsvinden?
Een belangrijke tip in dit proces: ontwerp de nieuwe inrichting samen met de betrokken werknemers. Dit zorgt voor draagvlak en voor oplossingen die praktisch ook werken. Sluit de arbodienst hier ook bij aan. Zorg er tevens voor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het nieuwe protocol en zorg voor een daadkrachtige open en positieve communicatie. Laat bijvoorbeeld de medewerkers die weer naar kantoor komen middels een filmpje weten hoe de nieuwe regels eruitzien.
Mochten de werkzaamheden vanuit huis uitgevoerd worden, zorg dan ook dat er contact is over de thuiswerkmogelijkheden en denk mee met het inrichten van een thuiswerkplek, het vergemakkelijken van het online contact en investeer daarbij in digitale middelen om het werk vanuit huis zo veel mogelijk te kunnen ondersteunen. Ook hierbij is de communicatie en een protocol gericht op thuiswerken van belang, zodat iedereen weet waar hij aan toe is en wat de verwachtingen van en naar elkaar zijn.
2. Relatie werkgever-werknemer
In deze ontwikkeling naar een 1,5 meter samenleving zien we naast de praktische en fysieke veranderingen eigenlijk ook een toename van de individualisering. Personeel werkt meer thuis, er wordt minder vergaderd en we zien elkaar minder. Dus ook het delen van informatie gebeurt op een andere manier en het praatje bij het koffieapparaat leek altijd alleen maar gezellig, maar zorgde ook voor een ander contact tussen werknemer en werkgever. Ook praktische zaken die eerder veelal face-to-face werden afgehandeld, bijvoorbeeld verlofaanvragen na afstemming van de bezetting met de leidinggevenden of de rest van het team, moeten nu anders georganiseerd worden.
Deze toename in afstand betekent een grotere mate van vrijheid, maar daarnaast ook een verhoogde verantwoordelijkheid voor elke medewerker. Dit vereist dus ook een andere stijl van leidinggeven; een stijl die minder directief maar meer coachend is.
Het is van belang om deze nieuwe stijl van leidinggeven te structuren en vorm te geven zodat het rust en duidelijkheid bij het personeel brengt, in plaats van dat het juist meer afstand creëert. Denk hierbij aan het presenteren van concrete afspraken zoals een vragenuurtje waarbij de drempel wordt verlaagd om een leidinggevende online te benaderen in plaats van even binnen te lopen, kijk waar elk personeelslid staat qua ontwikkeling en maak een plan hoe en op welke manier je het desbetreffende personeelslid kunt begeleiden en coachen. Deze manier van leidinggeven brengt ook een andere manier van communicatie met zich mee, wat aansluit bij de volgende invalshoek.
3. Communicatie en verbinding
Communicatie leidt tot verbinding en betrokkenheid. Het is van groot belang om in een samenleving met fysiek meer afstand juist te zorgen dat er verbinding, betrokkenheid en vertrouwen is. Wat doet Corona met het personeel? Hoe voelt het thuiswerken of het werken met beschermmiddelen? Voelt het personeel zich gewaardeerd en gehoord? Voelen ze zich nog verbonden met het DNA van het bedrijf waar ze bij horen? Door een open en eerlijke communicatie te hanteren, groeit er vertrouwen en betrokkenheid. Het is van groot belang dat de waardering naar en met elkaar gedeeld wordt. Maak inzichtelijk wat het betekent voor de toekomst van het bedrijf, neem zorgen voor baanverlies weg en open de communicatie om ruis te voorkomen.
Maak hiervoor een duidelijk stappenplan en denk hierbij aan het inzetten van gerichte communicatie momenten. Het kan van belang zijn om de communicatie te vergemakkelijken en te verbreden door in plaats van bellen, een chatmodule te integreren met collega’s voor het delen van ervaringen. Kijk op welke manier het personeel betrokken kan worden in deze creatieve omslag en vraag naar zowel de behoefte van het personeel, maar ook om de input van personeel. Wat willen zij graag delen met elkaar, het bedrijf of het management? En op welke manier vinden zij dat prettig en efficiënt?
Tenslotte vraag naar de weerstand bij mensen, tegen welke problemen ze aanlopen en probeer deze om te buigen en op te lossen. Maak van problemen ook kansen. Bied handvaten aan om hulp te vragen wanneer iemand vastloopt. Zorg voor online collegiale activiteiten, zoals een online borrel, een quiz of stel een muzikale top 100 van het bedrijf samen.
Conclusie
We kunnen er niet omheen. Corona leidt tot ingrijpende wijzigingen in ons werkbare leven. Door de fysieke omgeving, de relatie tussen werkgever-werknemer en de communicatie adequaat aan te passen, is werken in een 1,5 meter maatschappij veelal prima mogelijk. Doe dit samen met de betrokken werknemers en accepteer dat sommige zaken pas duidelijk worden als je er mee aan de slag gaat. Wees creatief, innovatief en stel het plan bij als blijkt dat er zaken vergeten of onderschat zijn.
Zorg voor een centraal aanspreekpunt waar alle vragen rondom het nieuwe werken neergelegd kunnen worden en werk samen! Schakel tijdig deskundigen of andere partijen in, die mee kunnen denken om oplossingen te implementeren, veranderprocessen kunnen begeleiden en kunnen bijdragen aan een goede start in dit tijdperk van het nieuwe werken! Uiteraard denkt dpo2 graag met je mee in dit proces!