Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en de transitievergoeding
Met de invoering van de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) zijn ook de regels omtrent de transitievergoeding veranderd.
Ook al gaat het bij korte dienstverbanden vaak niet om hoge bedragen, toch is het belangrijk om van de regels op de hoogte te zijn. Zo betaal je niet alleen transitievergoeding bij ontslag, maar óók wanneer een tijdelijk contract afloopt en niet wordt verlengd. En zelfs wanneer je een arbeidsovereenkomst al beëindigt in de proeftijd, heeft de medewerker recht op transitievergoeding.
Een transitievergoeding is een wettelijk verplichte ontslagvergoeding. Dit geldt voor zowel een vast als tijdelijk contract. Ook voor oproepcontracten. De vergoeding is een compensatie voor het ontslag. Dit geld kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor scholing naar een andere baan. De medewerker heeft recht op transitievergoeding vanaf de eerste dag van het arbeidscontract, voorheen was dat pas na 2 jaar.
Wanneer moet je een transitievergoeding betalen?
Als je een medewerker ontslaat of het contract niet verlengt. Of als de medewerker zelf ontslag neemt na ernstig verwijtbaar handelen of nalatigheid van jouw kant.
Wanneer hoef je geen transitievergoeding te betalen?
- Je gaat uit elkaar met wederzijds goedvinden.
- Je ontslaat de medewerker omdat hij ernstig verwijtbaar handelde of nalatig was.
- Je ontslaat de medewerker die nog geen 18 jaar is en gemiddeld maximaal 12 uur per week werkte.
- Je bedrijf gaat failliet, je hebt een surseance van betaling aangevraagd of je zit in de schuldsanering.
- De medewerker heeft de AOW-leeftijd of een andere pensioengerechtigde leeftijd bereikt.
- In de cao is een andere voorziening afgesproken in plaats van de transitievergoeding. Dit kan alleen bij ontslag om bedrijfseconomische redenen.
- Je sluit met de medewerker een nieuw tijdelijk contract terwijl het oude nog loopt.
Hoe hoog is de transitievergoeding?
De transitievergoeding wordt berekend over het volledige dienstverband. Dus ook voor de periode die korter duurde dan een jaar. Daarvoor berekenen je eerst de hele dienstjaren en dan de resterende periode. De hoogte hangt af van het bruto maandsalaris en het aantal jaren dat de medewerker voor je werkte. De medewerker heeft recht op 1/3 bruto maandloon per gewerkt jaar vanaf de eerste werkdag. De maximale vergoeding is in 2021 €84.000 bruto. Verdiende de medewerker meer? Dan betaal je maximaal een bruto jaarsalaris.
Dpo2 kan je helpen met het berekenen van de hoogte van de transitievergoeding. Wij gebruiken hiervoor een duidelijke rekentool als onderdeel van ons salarisadministratie systeem.
Gerichte vrijstellingen voor de thuiswerkplek
Nu thuiswerken de nieuwe norm is geworden, hebben in het afgelopen jaar veel werkgevers hierop ingespeeld door vergoedingen aan hun medewerkers te verschaffen voor de inrichting van hun thuiswerkplek. Omdat de Belastingdienst veel vragen kreeg over de thuiswerkplek en eventueel gerichte vrijstellingen voor de werkkostenregeling (WKR), is er nu een handreiking gepubliceerd. Hierin lees je of er gerichte vrijstellingen zijn voor het thuiswerken en hoe de WKR ingericht kan worden.
In 2020 verruimde de overheid de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) in verband met de coronacrisis. Waar de verruiming eerst aan het einde van 2020 teruggedraaid zou worden, is deze nu ook voor heel 2021 verlengd. De vrije ruimte kan bijvoorbeeld besteed worden aan een extraatje in deze moeilijke tijd, als bijvoorbeeld een bloemetje of cadeaubon maar ook om tegemoet te komen in de kosten van het thuiswerken.
In de handreiking van de Belastingdienst lees je informatie over de thuiswerkplek in relatie tot de WKR. Zo is er bijvoorbeeld een situatie geschetst in de gevallen dat medewerkers een vergoeding van bijvoorbeeld €500 ontvangen voor de inrichting van de thuiswerkplek, iets wat het afgelopen jaar regelmatig is voorgekomen. Als de medewerker bij de aankopen van dat budget geen facturen hoeft te overleggen aan de werkgever, zijn de gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen of noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing, omdat de werkgever niet kan toetsen of voldaan is aan de voorwaarden daarvan. Hij zal het dan dus moeten aanwijzen als eindheffingsloon en dus komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte van de WKR. Ook is een vaste thuiswerkvergoeding geen gerichte vrijstelling. Ook in die gevallen moet de werkgever het als eindheffingsloon aanmerken en komt het ten laste van de vrije ruimte.
De vrije ruimte van de WKR voor de eerste €400.000 euro loonsom was in 2020 tijdelijk verhoogd van 1,7% naar 3%. Over het meerdere gold in 2020 een vrije ruimte van 1,2%. De tijdelijke verhoging naar 3% in de eerste schijf zal ook voor heel 2021 blijven gelden. De vrije ruimte in de tweede schijf, de loonsom boven €400.000, is wel gewijzigd voor 2021 naar 1,18%.
Samengevat:
Een thuiswerkvergoeding is dus (nog) geen gerichte vrijstelling binnen de WKR, maar dat betekent niet dat de werkgever alle vergoedingen voor de thuiswerkplek in de vrije ruimte van de WKR moet laten vallen. Zo zijn arbovoorzieningen, maar ook gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc. als zij voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium gerichte vrijstellingen. Er zijn dus zeker mogelijkheden om je medewerkers tegemoet te komen en op basis van de Arbowet ben je dit zelfs ook vaak verplicht. Het is daarom van belang om per voorziening te bepalen in welke categorie deze valt, om de WKR zo optimaal mogelijk te benutten.
Omdat het niet binnen iedere organisatie mogelijk is om thuis te werken of om deels thuis te werken is de invulling van de WKR bij elke organisatie anders. Vraag onze regisseurs hoe u de WKR het beste kunt inrichten en welke kosten er in jouw specifieke organisatie onder vallen. Natuurlijk kunnen we ook helpen met een duurzaam thuiswerkbeleid zodat uw organisatie vitaal en productief blijft.
Let op! Vaste reiskostenvergoeding loopt af
Omdat er door corona meer thuis gewerkt wordt, gaat ook de regeling voor vaste reiskostenvergoeding veranderen. De mogelijkheid om medewerkers toch een vaste reiskostenvergoeding uit te blijven keren, ondanks dat ze thuiswerken, loopt af op 1 juli. Veel werkgevers hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt, wat betekent dat ze nu opnieuw moeten inventariseren welke medewerkers nog wel in aanmerking komen voor vaste reiskostenvergoeding en welke waarschijnlijk op declaratiebasis moeten werken. Voorkom naheffingen.
De vaste reiskostenvergoeding mag alleen in bepaalde gevallen worden uitgekeerd: je moet daarvoor kunnen aantonen dat de medewerker 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Sinds we door corona meer thuiswerken, zullen veel medewerkers niet meer aan deze norm voldoen.
Met de medewerkers die niet aan de norm voldoen, moeten andere afspraken worden gemaakt. Als in de arbeidsovereenkomst of personeelshandboek bovendien alleen de mogelijkheid van een vaste reiskostenvergoeding is vastgelegd, zal ook deze aangepast moeten worden naar de nieuwe regeling. Bovendien moet er een systeem zijn om het mogelijk te maken reiskosten te declareren.
Neem het reispatroon van je medewerkers onder de loep
Als je besluit de vaste reiskostenvergoeding niet door te blijven betalen en ook niet op declaratiebasis te werken, kun je er eventueel voor kiezen om de reiskostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon dat ten laste van de vrije ruimte komt. Dit is echter vaak niet wenselijk, want bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing. Reiskostenvergoeding in de vrije ruimte onderbrengen zou dan een dure aangelegenheid kunnen worden en dus raden we je aan om het reispatroon van je medewerkers eens onder de loep te nemen: bepaal wie op dit moment een vaste reiskostenvergoeding krijgt en vervolgens wie van deze medewerkers nog voldoet aan de 36-weken of 128-dagen eis. Het kan namelijk nog steeds zo zijn dat medewerkers dagelijks naar de werkplek reizen, in welk geval er nog steeds een vaste reiskostenvergoeding kan worden betaald. Let er in dit geval wel op dat er naheffingen kunnen volgen door de Belastingdienst als achteraf blijkt dat de medewerker toch niet aan de eis heeft voldaan, maar wel een vaste reiskostenvergoeding heeft ontvangen.
Voor de medewerkers die nu al niet meer aan deze eis voldoen, moeten andere afspraken worden gemaakt. Veel organisaties kiezen er in dat geval voor om te werken op declaratiebasis, waarbij alleen daadwerkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed.
De reden dat veel medewerkers niet meer aan de norm voldoen, heeft te maken met het feit dat ze thuiswerken. Dit is dan ook de reden dat de mogelijkheid voor vaste reiskostenvergoeding zo vaak verlengd is: werkgevers zagen dit als een verkapte thuiswerkvergoeding om medewerkers te compenseren voor de kosten die ze thuis maken. Nu deze mogelijkheid vervalt, zullen werkgevers dus ook na moeten denken over een eventueel thuiswerkbeleid en een andere vorm van vergoeding. Ondanks dat er nog niks bekend is over een eventuele regeling waarbij een thuiswerkvergoeding als een gerichte vrijstelling geldt en het op dit moment dus nog in de vrije ruimte van de WKR valt, zal het toch vaak de beste manier zijn om medewerkers tegemoet te komen.
Hoe zit het dan met de leaseauto?
Gerelateerd aan dit vraagstuk is de leaseauto, waarvan de hoeveelheid gebruik ongetwijfeld ook veranderd is. Als medewerkers een leaseauto hebben, kan het voor de werkgever veel kosten besparen als deze auto ingeleverd wordt. Het ligt er wel aan of de medewerker de auto privé mag gebruiken of niet: als deze alleen voor werk gebruikt mag worden, mag je als werkgever in beginsel eisen dat de medewerker de auto inlevert. Als de leaseauto ook privé wordt gereden, dan wordt dit gezien als loon. Dan zal je dus een compensatie moeten betalen aan de medewerker als je besluit de auto in te nemen.
Flexibel feestdagenbeleid
De internationalisering van onze samenleving zien we steeds vaker weerspiegeld op de werkvloer. Het personeelsbestand bestaat vaak uit veel verschillende nationaliteiten en verschillende culturen, waardoor het kan voorkomen dat veel medewerkers vrij zijn op feestdagen die ze zelf niet vieren en vrij moeten nemen op een voor hen belangrijke feestdag. Wat mag en kan hierin?
Echter zijn er ook feestdagen, denk bijvoorbeeld aan Tweede Pinksterdag of Hemelvaartsdag, die lang niet voor iedereen belangrijk zijn. Vooral voor medewerkers met een andere religie betekent het dat zij niet vrij zijn op dagen die voor hen wél belangrijk zijn zoals bijvoorbeeld Chinees Nieuwjaar of het Suikerfeest. In zulke gevallen kun je als werkgever denken aan een flexibel feestdagenbeleid, waarbij medewerkers een aantal dagen naar eigen keuze mogen opnemen.
Waar moet je op letten bij een flexibel feestdagen beleid?
- Val je als organisatie onder een bepaalde CAO check dan of het volgens jouw CAO mogelijk is om feestdagen flexibel in te vullen. Soms zijn verplichte dagen al in een CAO vastgelegd. De verwachting is echter dat CAO’s hier in de toekomst flexibeler mee om moeten gaan gezien de verschillende nationaliteiten en culturen op de werkvloer.
- Inventariseer welke feestdagen voor jouw werknemers belangrijk zijn. Maak daarbij een overzicht van religieuze en niet religieuze dagen. Zo is 1 januari voor veel culturen een belangrijke dag; de start van het nieuwe jaar, maar valt het Chinees nieuwjaar elk jaar op een ander datum. Per organisatie bepaal je daarmee voor welke dagen het grootste draagvlak is.
- Bepaal uit welke dagen werknemers kunnen kiezen en hoeveel dagen flexibel ingezet kunnen worden. Voorkom hiermee dat medewerkers gedwongen worden een vrije dag op te nemen voor, in hun cultuur, een erg belangrijke dag.
In dit proces is communicatie een belangrijke factor. Geef als organisatie de kaders duidelijk aan zodat het voor iedereen helder is. Laat medewerkers aan het begin van het jaar de voorkeur doorgeven en leg dit eenvoudig in een systeem vast. Maak eenduidige afspraken over de status van de dagen. De regels voor de feestdagen zijn bijvoorbeeld niet hetzelfde als voor vakantiedagen en kunnen dan ook niet meegenomen worden naar het volgend jaar.
RI&E en corona
Vooral voor productiebedrijven is het heel gebruikelijk om regelmatig de bedrijfsveiligheid onder de loep te nemen en een risicoanalyse te doen. Een werkgever is tenslotte verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Dit geldt ook voor een veilige werkomgeving op het gebied van corona. Voor zowel productie als kantooromgeving is er nu een RI&E Corona en RI&E Thuiswerken opgesteld.
Net als de inspectiedienst ISZW (voorheen Arbeidsinspectie) moedigen wij alle bedrijven aan, ook die met een recente RI&E, niet te wachten tot het laatste moment met het actualiseren van de RI&E. Er spelen twee voor de hand liggende en belangrijke risico’s die we niet kunnen negeren zijnde de gevolgen van corona in algemene zin en de gevolgen van meer thuiswerken.
RI&E CORONA
Aan de hand van een digitale vragenlijst checken wij de genomen maatregelen op volledigheid en effectiviteit. In een online interview met de werkgever zetten we de puntjes op de i. De definitieve RI&E Corona met daarin onze bevindingen, risico’s, conclusies en adviezen lichten we graag toe in een persoonlijk gesprek, uiteraard binnen de begrenzingen van de coronaregels. Deze RI&E-Corona kan vervolgens dienen als aanvulling op de bestaande RI&E, waarmee deze weer actueel is.
RI&E THUISWERKEN
We hebben een RI&E Thuiswerken opgesteld in de vorm van een online vragenlijst, die door alle thuiswerkers ingevuld wordt. Deze RI&E is uit 2 onderdelen opgebouwd:
-
- Een groepsrapportage en verbeteradviezen voor de werkgever. Daarmee beschik je over een RI&E-Thuiswerk en voldoe je aan de Arbowet.
- Een persoonlijke rapportage met verbeteradviezen voor de deelnemers zelf die wij rechtstreeks aan de medewerker in kwestie toesturen. Het staat de medewerker vrij om het rapport te bespreken met zijn manager, maar verplicht is dit niet gezien zijn of haar recht op privacy.
Vraag hier meer informatie aan over RIE Corona en RIE Thuiswerken en hoe we u kunnen helpen.
Toepassen van de verkeerde CAO
Het volgen van een cao geeft zowel de werkgever als medewerkers rust, duidelijkheid, uniformiteit en transparantie. Een werkgever weet van tevoren waar hij aan toe is en kan hierop anticiperen, wat ook geldt voor medewerkers. Door groei of krimp van een bedrijf of door toevoegen of afstoten van een bedrijfsactiviteit kan een andere CAO van toepassing zijn dan in het verleden. Dit brengt financiële risico’s met zich mee.
Het volgen van geen, of de verkeerde, CAO kan grote gevolgen hebben voor werkgevers op het moment dat de organisatie hiertoe verplicht is. Een groot aantal cao’s zijn Algemeen Verbindend (AVV) verklaard, waardoor er geen sprake is van enige vrijwilligheid. Wordt een organisatie erop geattendeerd door een vakbond, medewerker of de werkgeversorganisatie dat de CAO gevolgd dient te worden dan heeft dit onmiddellijk effect op premieafdrachten, arbeidsvoorwaarden en regelmatig ook gevolgen voor verplicht te volgen pensioenfondsen. Als je niet oppast als werkgever kan een medewerker met terugwerkende kracht een claim neerleggen tot maximaal 5 jaar terug. En niet alleen een medewerker. Ook sectorpremies en pensioenafdrachten kunnen met terugwerkende kracht geïnd worden. Op een wijziging in pensioenfonds is zelfs geen verjaringstermijn van toepassing.
Het moment dat een organisatie flink groeit of krimpt in personele omvang of andere bedrijfsactiviteiten gaat uitvoeren (dan wel afstoot) dient een trigger te zijn voor een organisatie om na te gaan of er sprake is van een dergelijke mutatie. Dit kan ook effect hebben op de sectorindeling vanuit de Belastingdienst met bijbehorende premies.
HR-scan
Dpo2 start de dienstverlening bij een opdrachtgever vaak met een HR-scan. Dit is een nulmeting op alle facetten van de HR-bedrijfsvoering waarbij zowel kwalitatieve als kwantitatieve checks worden uitgevoerd. Deze scan maakt vaak al duidelijk of de organisatie een cao dient te volgen of niet. Mochten hier vraagtekens over zijn, is de vervolgstap het uitvoeren van een werkingssfeeronderzoek. Dit is een onderzoek dat vaststelt of er een CAO gevolgd dient te worden en zo ja, welke.
Waar dpo2 het verschil maakt is het koppelen van de technische HR-aspecten met de perceptie hieromheen. Technisch kan er gedacht worden aan een risicoanalyse, berekening van de financiële impact, financiële onderbouwing van de knoppen waar je als werkgever aan kan draaien (oftewel uitruil van arbeidsvoorwaarden waar mogelijk i.p.v. het stapelen hiervan), harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden en het opstellen van uniforme arbeidsovereenkomsten. Daarnaast pakt dpo2 ook de concrete uitvoering van de CAO-overgang op, samen met de opdrachtgever. Hierin komt duidelijk co-creatie naar voren en maakt dpo2 het verschil t.o.v. een advocaat of accountant. Wijzigingen in arbeidsvoorwaarden worden wantrouwend bekeken door medewerkers, het is een delicaat veranderproces. Dpo2 pakt, los van de inhoud, echter ook een uitvoerende rol in dit proces waarin perceptiemanagement een grote rol krijgt: op welke wijze nemen we de medewerkers mee? Hoe gaan we om met vragen en weerstand? Wie betrekken we in dit proces?
Heb je nog vragen over een van deze onderwerpen, neem dan contact op met jouw regisseur. Zij kunnen samen met jou kijken wat voor jouw specifieke situatie belangrijk is. Zo zijn wij als full service P&O dienstverlener van alle markten thuis en zijn we in staat om dwarsverbanden te leggen tussen alle elementen van de P&O bedrijfsvoering. Met één aanspreekpunt ben u op de hoogte van alle ontwikkelingen.